Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer
relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai
jenis data dengan kapasitas yang besar.Aplikasi ini menggunakan mesin
basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan
grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah
Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office
System 2007.
Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format
Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server,
Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar
ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk
mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para
programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan
perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung
teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat
digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.
Komponen Utama (Object)
1. Table
Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan
sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek. Table terdiri atas :
a. Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.
b. Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.
2. Query ( SQL / Structured Query Language )
Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database.
Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data.
Query dibedakan menjadi 2, yaitu :
a. DDL (Data Definition Language) digunakan untuk membuat atau
mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar
tabel dan sebagainya.
b. DML (Data Manipulation Language) digunakan untuk manipulasi database,
seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil
informasi yang diperlukan dari database.
3. Form
Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.
4. Report
Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak data secara efektif.
C. Tipe Data
Field - field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data dalam Access, yaitu :
1. Text
Text digunakan untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp), sekitar 255 karakter tiap fieldnya.
2. Memo
Memo dapat menampung 64000 karakter untuk tiap fieldnya, tapi tidak bisa diurutkan/diindeks.
3. Number
Number digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk proses perhitungan matematis.
4. Date/Time
5. Currency
6. Auto Number
7. Yes/No
8. OLE Object
OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara.
9. Hyperlink
10. Lookup Wizard
Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa memilih
sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang
ditampilkan dalam combo box.
D. Membuat Database (New Project) dengan Microsoft Access
Langkah – langkah untuk membuka Microsoft Access dan membuat database :
1. Click Start ->All Program -> Microsoft Office ->Microsoft Access
2. Kemudian akan tampil jendela Microsoft Access,lalu click Blank Database untuk membuat database.
3.Ketik nama database yang Anda inginkan kemudian click tombol create.
E. Membuat Table
Langkah – langkah untuk membuat tabel :
1. Click tab Create pada jendela
2. Click Table Design pada ribbon Tables
3. Masukkan nama field beserta tipe datanya, kemudian simpan tabel (Ctrl+S).
4. Kemudian click ribbon View pada tab Home, lalu pilih Datasheet View untuk masukkan data ke dalam tabel.
F. Table Relationship
Table Relationship adalah relasi atau hubungan antara beberapa tabel.
Relasi antar tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign key. Untuk
membuat relationship maka masing-masing tabel harus memiliki primary key
dan foreign key untuk dapat menghubungkan antara tabel induk dengan
tabel anak. Sehingga diperlukan teknik normalisasi terlebih dahulu
sebelum membuat relationship antar tabel. Normalisasi merupakan proses
pengelompokkan data elemen menjadi tabel yang menunjukkan entitas dan
relasinya.
a. Primary Key
Tabel memiliki primary key, yaitu suatu atribut yang tidak hanya
mengidentifikasi secara unik suatu kejadian tetapi juga mewakili setiap
kejadian dari suatu entitas.
b. Foreign Key
Foreign key adalah atribut yang melengkapi relationship dan menunjukkan
hubungan antara tabel induk dengan tabel anak. Foreign key ditempatkan
pada tabel anak.
Database Relasional Dalam Microsoft Access
a) Nama Database
Dalam hal ini saya akan membangun Relasional antar tabel yang saling
terintegrasi pada database yang diberi nama database. Adapun tabel-tabel
yang akan di isi dan direlasikan adalah tabel Karyawan,tabel
Pengunjung,tabel Kamar,Tabel Fasilitas dan tabel Pemesanan.
b) Field Name dan Data Type masing-masing Tabel
1. Tabel Karyawan
.0
2. Tabel Pengunjung
3. Tabel Fasilitas
4. Tabel Kamar
5. Tabel Pemesanan
c) Pengisian data pada Query masing-masing Tabel
Setelah Field name dan Data typenya ditentukan maka langkah selanjutnya
adalah mengisi data pada field-field tadi dengan mengklik Menu Fiew
-> Datasheet View kemudian akan muncul tampilan tabel berdasarkan
field yang ditentukan dan lakukan pengisian sesuai dengan field-field
tersebut. Adapun tampilan masing-masing tabel yaitu :
Tabel Karyawan